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【HR微信群】0714本期主题:如何组织高效会议?

[ 来自: 网络 | 时间:2015/8/5 12:14:00 | 浏览:3567 | 收藏本文 ] 【


会议主题:如何组织高效会议
主 持 人:杨婷-鼎原
分享嘉宾:苏冰-高潜咨询公司高级顾问
整 理:刘红涛 李志华
责任编辑:张新新

主 持 人 发 言

杨婷(鼎原-HRM)7月14日,今晚20:30苏冰老师与您相约人本论坛讨论群,课题:《如何组织高效会议》相信大家在公司的会议当中也碰到过各种各样的问题,比如迟到现象严重;会议冗长,耽误时间;没有重点,偏离主题。苏老师就来为大家分享,揭晓答案。1、如何运用结构化思维,提升思考及表达技能?2、如何带领团队进行团队共创?3、如何修炼领导者的内心,为团队创造协作与共创的空间?
演讲嘉宾简介

苏冰老师简介:现任高潜咨询公司高级顾问,自1999年起,先后任职LexisNexis中国公司、法国拉法基中国总部。在任职人力资源咨询顾问期间,苏冰先生服务于国航、潍柴动力、工商银行等中国领先的本土企业集团,为客户提供战略制定研讨、组织变革方面的咨询服务。

苏冰(高潜咨询公司-高级顾问)



我是今晚的分享嘉宾苏冰。准备分享的过程,是整理思路的过程,是思想再升华的过程. 所以在分享的过程中,受益的不仅仅是群里的伙伴们, 受益最大的是分享者本人, 今天,我就是最大的受益者。

今天我们有一个小时的时间来聊一下“高效会议”这个话题, 最近五年的顾问和培训工作,使我有机会参加和组织各种类型不同的会议、研讨会、工作坊,因而也受益于其中,对如何组织一场高效的会议积攒了一些经验.
首先跟大家明确一下,我们此次分享所讲的“会议”是什么:


也就是说,我们今晚讨论的“会议”,是指需要通过共同学习、信息交换、有效交流,在挖掘深层意义后进而达成共识,最终改善组织绩效的“会议”; 而不是指:领导的一言堂,有决策在先的形式会议,或者政策宣贯会议.
在我的概念里面,成功的会议应该具有如下的五个因素:

一个好的会议,一定是所有参与者都带着自己的体验和知识共同参与的,这是作为一个团队相互协作的过程,所有的参与者作为一个团队来群策群力、共同创造最终的会议成果。会议成果不仅仅为组织的绩效改善带来效果,同时还是团队的很好的共同学习的过程。我们现在有时把这样的会议叫做“参与型会议”。

通常,我们期待的一个理想的会议进程是这样的:
最初,会议由一个议题开始,随着会议的进行,很快的进入“发散”的过程,进而收敛,最终“形成决议”.但实际上,一个现实中的会议是这样的:
会议中会有胶着、冲突、碰撞、辩论,而未必是一帆风顺、平平稳稳。作为会议的组织者,对会议过程中可能会碰到的困难提前心有准备,对顺利完成会议的组织很有帮助。我相信,正是各位在实际会议中自身焦灼的感受,胶着的会议进程等等体验,把各位吸引到了今天的分享中。

要想成功的组织会议,开出高效的会议,有三个核心因素是要抓住的:我接下来的分享就是围绕团队、流程和主持人这三个点来进行的:

关于会议的参与者:
1 是否所有的参与者都和此次的会议主题相关?是否遗漏了重要的会议参与者?
2 研讨过程中需要提供的数据、资料、辅助信息,是否在会前有人专门准备?
3 是否已经准备好了合适的方式来引导一向喜欢在会议上侃侃而谈长篇大论的某领导?我们现在有时把这样的会议叫做“参与型会议”,鼓励我们的客户做“教练型领导”。

一个高效的会议,和参与者是否掌握一定的沟通技巧、结构化思维和演示的技巧也有很大的。很多的会议参与者并不掌握有效的沟通方法。不知道今天参与分享的伙伴们平时在参会的过程中是不是也曾有这样的感受?

自己说不明白,没有强调出重点,自然也就不能吸引到与会者足够的重视和回应.那么在实际的过程中,有什么简单易行的方式来提升会议中的沟通效率呢?我自己的经验是,如果按照下面的结构来呈现自己的主张是个不错的办法:

下面我来解释一下这五个步骤:如果受过引导培训的伙伴会发现,这个结构和焦点汇谈法(ORID)非常类似,它强调:

1、首先表述自己看到的事实层面的信息:都发生了什么情况?有什么变化?在这个层面尽量呈现数据,做关于事实的描述.这个阶段,不分析,不动感情,更不挖掘意义,只是陈述事实.
2、在第二个部分,表达自己的感想、判断:我有什么样的感受?我看到哪些地方做得不错?哪些地方需要改善?
3、第三个部分,更深一步的表达自己:为什么会有这样的感受?这些事实背后存在的意义是什么?
4、第四个层面:结合自己的价值观、评价标准,更高一步的升华自己的体会和判断。
5、第五个层面:表达自己的最终判断以及行动计划。

大家来体验一下,当我们面对一个复杂的情况,不知道该怎样描述的时候,捋一捋思路,把千言万语分成这么五个层次来表达,是不是更清晰? 同时更能获得对方的理解和共鸣?

上面讲了由浅入深的表达方法,除此以外,还有结构化呈现的方法也在此强调一下。结构化呈现的方法总结起来是16个字:具体下来的应用是这样的,大家都是专家,我就不再详细讲述了。

薛继东(山西财大-副教授)

客观描述事实、主观表达感受、分析感受缘由、升华形成知觉、落到行动方案。以上是苏老师的会议沟通五部曲。

薛老师刚才高度概括了“会议沟通五部曲”,即客观描述事实、主观表达感受、分析感受缘由、升华形成知觉、落到行动方案。这个五部曲是用在个人沟通上的,在会议这个众人参与的活动中,结构和流程更为重要。

接下来讲一讲会议“流程”这个核心因素:

在会议之初,我们这样确定会议的需求:

还是我的三段论:了解会议的背景和目的;了解会议的场地与后勤;了解会议的参与者。
在了解会议的背景和目的这个部分,有一个最重要的环节,就是在组织会议的最初阶段,和领导共同确定会议的目的、成果和产出。

我举三个例子来说明“目的”、“成果”和“产出”有什么不同:

目标:此次会议想要实现什么样的目标?产出:此次会议结束的时候,会直接产出什么?(行动计划、集体公约、最终决议等)。成果:此次成功的会议将给组织带来什么样的意义?把这三个内容放在会议通知里,特别有用。

接下来给大家展示几种会议的研讨流程,每种流程可能适用于不同的会议内容:

最后,我来讲一下会议主持人要做的工作:
一时之间,信息量可能有点大。现在是21:22,我今天的分享就进行到这里。

互 动
薛继东(山西财大-副教授)
个人认为:高效会议与一把手风格有直接关系,而一把手风格又很难改变。如何让高效会议落到实处,就大打折扣。苏冰老师,  您怎么看?

苏冰(高潜咨询公司-高级顾问)
我在实际的研讨会之前,往往会花时间去了解团队的文化和领导的风格。实际的情况是,绝大多数的老板都认为自己在会议上的“侃侃而谈”“独霸一方”是不得已而为之的。因为他在会议上看见的场景是绝大多数人的口是心非、遮遮掩掩、不敢担当等。权益之下,只有自己冲上去了,最终的状况是,会议不知道开到了哪里去。

回到我们最初的会议三个关键点上去:会议有明确的目标、成果、产出;领导在会议主持人的带领下,在绝大多数的时间里,跟随者会议的结构和进程走;会议主持人创造畅所欲言、开放的沟通环境;领导子主持人的引导下,从领导席转坐到普通参与者中间来。这样的场景是可以实现的。

薛继东(山西财大-副教授)
比如有些议题如战略议题,应该是一把手有个大致思路再组织会议讨论,现实中却是老板天天听中高层谈战略,自己也没个定夺。这种会议应该属于时机不成熟。议题成熟度可能也是高效会议要考虑的因素。

苏冰(高潜咨询公司-高级顾问)
具体要看五年战略,还是一年战略?您讲到的可能是属于“大战略”。这样的场景下,老板确实也是很难拍板。我自己的经验里,高管团队聚在一起,讨论制定一年的战略规划,讨论出方面的重点工作,形成行动计划,这样的战略研讨会是可以实现的。

薛继东(山西财大-副教授)
调研和预判工作可以不采用正式会议形式,毕竟召集中高管用在会议上成本高!我看到的企业把会议当成管理手段和方法了。其实会议多比没有会议更可怕!

苏冰(高潜咨询公司-高级顾问)
同意!调研等部分人在会前完成

高军会(皇冠胶粘-人力行政部长)
我们公司的大小会议基本上都是我主持我认为会议主持人的管控能力特别重要。一般情况下,小问题只涉及2个部门的,我会让秘书记录下来,让两个部门会后讨论,提报结果;如果是2个以上的部门,问题很快能拍板,会上讨论;如果会议问题复杂,会列入专题进行解决。如果会议中讨论偏题了,我会马上叫打住,转入正题。另每个会议我会定好时间,确保会议在有效时间内结束。我喜欢研讨会中用思维导图。

刘芳-汇人聚德人力合伙人
今天的课题突然让我想起一句话,西方人开会,会议上争得面红耳赤,出会议室统一思想一致对外,中国人的会议,会议桌上一片和谐,出了门儿各怀心事,各有各主意。所以会议往往无效,很多人对会议讨论出正面结果没期待。所以会议氛围也很重要,能言敢言,真正开放思想才能确保高效。我是指内部工作会议。

苏冰(高潜咨询公司-高级顾问)
现在国内开始有专业的“引导师”出现,“引导师”的使命就是要带领他的客户来实现这样的会议。

成果
杨婷(鼎原-HRM)
苏老师的三段论:了解会议的背景和目的;了解会议的场地与后勤;了解会议的参与者,当这些准备充足之后再开始. 其实我经常都是参与者,看着会议的主持人,因为各个方面的原因而出现各种各样的问题,就会觉得是在浪费大家的时间。

薛继东(山西财大-副教授)
苏老师的三段论、问题导向,思维导图,让我在思考和表达能力提升方面受启发了。


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